Cependant, l’audit d’un fonds patrimonial, la classification des pièces qu’il contient, et surtout sa digitalisation, sont autant d’étapes nécessitant de s’entourer des bons acteurs.
Pauline le Clere, présidente-fondatrice de Perles d’Histoire, et Marion Meneux, chef de projet archives, reviennent sur l’importance de se faire accompagner par un spécialiste du domaine, mêlant expertise du patrimoine sous toutes ses formes, forte capacité de conseil et indépendance totale.
Pourquoi la valorisation des archives d’entreprise est-elle aujourd’hui un enjeu de premier ordre pour les organisations ?
Pauline le Clere : La tendance actuelle est tournée vers la numérisation et la dématérialisation, aussi bien des documents au format papier, des médias, que des collections d’objets pour les rendre accessibles. Pour les organisations, l’enjeu principal est de savoir ce qu’elles ont dans leurs fonds patrimoniaux et dans quel état, pour répondre à un objectif stratégique de valorisation scientifique ou culturelle pour créer de la valeur au sein de l’entreprise. Lorsqu’elles sont en vrac, les archives sont inexploitables, accessibles elles deviennent une source vivante d’histoire pour maîtriser les origines de l’entreprise, sa raison d’être et sa trajectoire et peut permettre de générer de nouveaux axes créatifs ou business. Véritable capital, le patrimoine peut aussi répondre à un aspect managérial par le partage d’une culture d’entreprise commune, la célébration des victoires et des héros et l’explication des échecs et difficultés, c’est une matière aux potentiels multiples pour renforcer les liens et le sentiment d’appartenance, à exploiter notamment au moment des anniversaires de l’entreprise.
Par ailleurs cette démarche autour des archives numérisées contribue d’ailleurs aux enjeux liés au zéro papier, prépondérant dans de nombreux secteurs, dont le public. Il nous arrive également d’accompagner des structures ayant des besoins de transmission des savoir-faire et des compétences, afin d’alimenter la mémoire d’entreprise.
De quelle nature sont les archives qui composent les fonds patrimoniaux des organisations ?
Marion Meneux : Ce sont des fonds très hétéroclites et disparates. Les demandes concernent plutôt des fonds mixtes de documents papier et d’objets, avec des problématiques assez variées. Nous sommes capables de traiter tous les types de documents et d’objets, qu’ils fassent partie d’un fonds physique, patrimonial ou moderne, voire même numérique. Par exemple, nous avons récemment accompagné un acteur majeur de la mode dans le traitement de son fonds patrimonial, composé d’un fonds photographique disséminé dans des cartons, d’un fonds administratif et d’une importante collection de catalogues. L’enjeu était de distinguer et de classer les typologies d’archives, de les conditionner dans des boîtes spécifiques, mais également de les numériser et d’accompagner le client dans le choix d’une solution logicielle adaptée dans le cadre d’une stratégie de valorisation des archives pour les directions marketing et communication.
À quelles étapes du processus de valorisation du fonds patrimonial intervenez-vous ?
P. L. C. : Dans le cadre de notre expertise en tant qu’AMO/AMOA (Assistant à maîtrise d’ouvrage), nous proposons un accompagnement du client tout au long du projet. Nous réalisons d’abord un audit des archives, qui constituent généralement des fonds patrimoniaux complexes avec différents formats, puis nous proposons des recommandations de gestion avec un plan d’actions chiffré et phasé précisément. Ce dernier est un véritable outil d’aide à la décision, qui précise l’intérêt, les conditions de conservation, les constats d’état, le conditionnement, la restauration, le classement, la numérisation partielle ou totale, la mise en place d’un logiciel d’archivage ou DAM, la gestion etc.
Dans un deuxième temps, nous passons à la mise en œuvre concrète des actions recommandées selon les priorités fixées par le client :
- définition d’un plan de classement ;
- fusion des multiples tableaux d’inventaires ;
- récolement et/ou inventaire selon l’état de conservation du fonds ;
- suivi du plan de numérisation tous formats ;
- accompagnement dans le choix et l’installation d’un logiciel ;
- conception et réalisation de projets de mise en valeur de ce patrimoine, désormais accessible par la médiation culturelle.
En plus de cet accompagnement, quels services de conseils proposez-vous à vos clients ?
M. M. : Comme évoqué précédemment, chaque mission est un tout : il ne s’agit pas d’un simple constat, mais d’accompagner avec quelque chose de concret. Nous avons recours à des méthodes scientifiques, nous savons comment les documents et les objets doivent être conservés, mais nous savons également appliquer nos recommandations et les adapter en fonction des enjeux et des objectifs de nos clients. Il nous est arrivé aussi, quand les fonds sont lacunaires ou dispersés, d’organiser des collectes d’archives physiques et numériques auprès des parties prenantes de l’entreprise.
P. L. C. : Nous accompagnons par exemple nos clients dans la création ou l’amélioration de l’organisation d’un service patrimoine, dans la définition des missions de ce service et des ressources, compétences et outils à acquérir pour son bon fonctionnement. Nous avons également participé à des définitions de poste et à des recrutements pour le compte de nos clients, à l’identification d’experts, au montage de partenariats avec des institutions culturelles. Nous avons la capacité de nous organiser au cas par cas, en fonction du client et de sa demande, de ses usages, de son fonds, du secteur.
La numérisation et la dématérialisation des objets sont également des sujets majeurs pour les organisations. Comment répondez-vous aux demandes de vos clients en la matière ?
M. M. : Durant la phase opérationnelle, qui peut durer plusieurs semaines voire plusieurs mois, nous produisons un inventaire détaillé, incluant des photos de travail. Pour la dématérialisation et la transformation au format numérique, nous travaillons avec des partenaires en charge de réaliser des prises de vue des objets, qui peuvent être de natures et de tailles variables. Nous évaluons également avec nos clients leurs besoins en logiciel de gestion pour leurs archives physiques ou bien en Digital Asset Management (DAM) pour leurs archives audiovisuelles et photographies. Nous les accompagnons ensuite de la rédaction de spécifications techniques, à la sélection et installation de l’outil choisi, contrôle de l’import ou de la saisie des données.
P. L. C. : Dans le cadre de la digitalisation, cela peut aller jusqu’à la réalisation de la maquette 3D d’un patrimoine immobilier et foncier, comme pour EDF, qui présentait un site de 30 hectares comprenant un bâtiment faisant lui-même des dizaines de milliers de m². Dans ce cas, la maquette 3D porte sur le site extérieur dans son ensemble. C’est intéressant, car ce support servira à la fois à la mise en place d’une visite virtuelle grand public et d’archive, le site étant appelé à disparaître. Il nous arrive régulièrement de faire des études sur du patrimoine immobilier, pour des châteaux de vignobles notamment. C’est un travail très complet, réalisé en interne, pour lequel on va s’intéresser aux fonds privés possédés par le client, d’anciens salariés ou des propriétaires précédents, ainsi qu’à tous les fonds publics municipaux, départementaux, régionaux et nationaux.
Outre EDF, auriez-vous d’autres exemples d’organisations que vous avez accompagnées ?
M. M. : Nous avons travaillé avec un train de luxe bien connu, qui disposait d’un fonds photographique et dont l’objectif était de réaliser un audit de l’existant. Puis nous avons élaboré des conseils en archivage pour que le fonds soit mieux organisé, en proposant une dizaine de prestataires experts afin de mettre en place un logiciel de DAM pour optimiser le traitement des photographies numérisées. Généralement, nous accompagnons nos clients jusqu’au déploiement de la solution, et même à l’intégration du contenu à celle-ci.
P. L. C. : Nous avons également pu démontrer notre expertise en accompagnant la société LU, qui disposait de 4 fonds à traiter : des œuvres présentées dans un château de la région nantaise, stockées dans le grenier de ce dernier, conservées au siège de la société à Clamart, ou acquises lors d’une vente aux enchères en 2018. Face à cette disparité, nous avons d’abord procédé au récolement des œuvres et à leur transfert vers un prestataire de stockage, puis à leur constat d’état, dépoussiérage, marquage et inventaire. Chaque œuvre a ainsi été minutieusement photographiée, répertoriée et conservée en vue d’une future valorisation culturelle pour laquelle nous réalisons des études d’opportunité et de faisabilité.
